日本植物バイオテクノロジー学会科学研究費補助金取扱い規程
（目的）
- 第1条
- この規程は、⼀般社団法⼈日本植物バイオテクノロジー学会（以下「本会」という。）が日本学術振興会より経理委任される、市民公開シンポジウムの開催（以下「本事業」という。）に関する科学研究費補助金（以下「補助金」という。）の経理処理に関する基本を定め、その円滑な運営を図ることを⽬的とする。
（適⽤範囲）
- 第2条
- この規程は、本会が日本学術振興会より経理委任される、本事業に関する補助金の経理業務のすべてについて適⽤する。
（会計責任者）
- 第3条
- 会計責任者は、会⻑とする。
2 幹事⻑は、経理業務全般について会計責任者を補佐する。会計幹事は、出納責任者として経理業務を管理する。本事業が実施される年度の市民公開シンポジウム実行委員が発注事務担当者として発注業務を行う。
3 会計責任者、出納責任者、発注事務担当者は本事業を開始する前1年以内に所属する機関等が実施する研究倫理教育を受講しなければならない。
(変更の届け出)
- 第4条
- 会計責任者が事業途中もしくは事業開始前に変更された場合は遅滞なく日本学術振興会に届け出なければならない。また、その他申請書からの重大な変更が生じた場合は遅滞なく日本学術振興会にその変更を申請しなければならない。
（書類の保管）
- 第5条
- 本会から日本学術振興会に提出する書類は提出前に会計責任者に加え出納責任者または本会広報担当理事が内容を確認したうえで写しを徴取し、本事業が終了する年度の末日から5年間保管しなければならない。
2 日本学術振興会から本会に送付される書類は原本を本事業が終了する年度の末日から5年間保管しなければならない。ただし、再度日本学術振興会に提出する必要がある場合は写しを保管するものとする。
3 保管を要する書類は出納責任者が取りまとめたうえで本会が事務を委託する者に預けるものとする。
（帳簿等）
- 第6条
- 本学会は、会計に関する帳簿及び伝票により所⽤の事項を整然かつ明瞭に記録・保存する。これらは本事業が終了する年度の末日から5年間保管しなければならない。ここでいう帳簿とは本事業のために作成した銀行の預金通帳を指す。伝票とは見積書、納品書、請求書、領収書、銀行振込み時の利用明細等を指す。
（発注）
- 第7条
- 本事業に必要な、消費税込み価格が1万円を超える物品や役務の発注は原則として見積書を取得したうえで会計責任者、出納責任者の承認のもと発注事務担当者が行う。
2 前項において30万円を超える物品や役務を発注しようとするときは複数者から見積書を徴取し、安価な価格を提示した者に発注しなければならない。合理的な理由がある場合はこの限りではないが、発注事務担当者は理由書を作成して会計責任者および出納責任者の承認を得なければならない。
3 消費税込み価格が1万円を超える発注した物品や役務が納品されたときには原則として納品書を徴取しなければならない。
4 会計責任者または出納責任者は本事業開始時に発注事務担当者に本補助金の使用期限を通知しなければならない。
（検収）
- 第8条
- 本事業に必要な、消費税込み価格が1万円を超える物品や役務の納品に際しては発注事務担当者とは異なる本会の会員を予め検収員として任命して検収を行い、会計責任者、出納責任者に報告しなければならない。
２ 検収は納品書に発注担当者および検収員が署名を行うことによって行うものとする。
（支払い）
- 第9条
- 本事業に必要な経費を⽀払う場合には、請求書、その他取引を証する書類、検収報告に基づいて、出納責任者が⽀払いを承認する。銀行振込みで支払うことが可能な場合は、合理的な理由がない限り本事業用の銀行口座からの銀行振込みで支払うものとし、振込み明細伝票を支払証明書とする。銀行振込みによらず支払いを行う場合は最終受取⼈の署名または押印のある領収証を受取らなければならない。
2 見積書を取得した発注に関して、請求金額が見積金額よりも10%以上高額となる場合は理由書を作成し会計責任者、出納責任者の承認を得てから支払いを行う。
（立替え払い）
- 第10条
- 本事業に必要な経費の支払いが、日本学術振興会からの補助金入金前に発生した場合は、出納責任者によって本会一般会計から一時的に立て替え払いを行うことができる。
（納品物）
- 第11条
- 補助金で購入もしくは作成したものはその一部を本事業が終了する年度の末日から5年間保管しなければならない。ただし、消耗品等はその限りではない。
2 補助金で購入もしくは作成したもののうち、その大きさ等により保管が困難なものの保管は写真を撮影して保管することを以って替えることができる。
（余剰金）
- 第12条
- 本事業終了にあたって本補助金に余剰金が生じるときは日本学術振興会に返還しなければならない。
（不足金）
- 第13条
- 本事業に必要な経費が本補助金で完全に賄えないときは本会一般会計から合算もしくは単独で支払うことができる。
（旅費、謝金の支払い）
- 第14条
- 本事業の実施に旅行が必要な場合は出張命令書または出張依頼書を作成し、会計責任者および出納責任者の承認のもと、当該者を旅行させその旅費および謝金を本補助金から支払うことができる。ただし、本会の会員には謝金は支払わない。
2 旅費、謝金の支払い額算定方法は本会会計規程に準ずる。
3 前項において定められた基準額と異なる金額を適用する場合は理由書を作成し会計責任者および出納責任者の承認を得るものとする。
4 旅行者が航空機を利用する場合は航空会社または旅行会社に支払った運賃の領収書の写しを徴取し、実費を支払う。
5 旅行者が宿泊を要する場合は宿泊施設または旅行会社に支払った宿泊費の領収書の写しを徴取し、本会会計規程の範囲内を実費で支払う。ただし、夕食費は支払わないものとする。
6 謝金を支払うときは自署又は押印のある領収書を徴取する。
（臨時的な謝金の支払い）
- 第15条
- 本事業の実施に臨時的な補助作業者が必要な場合は会計責任者および出納責任者の承認のもと、補助作業者に謝金を支払うことができる。その金額は１時間あたり最低賃金法が定める開催地の最低賃金の2倍を超えない範囲とする。
2 補助作業者の選定にあたっては身分証明書を確認し、会計責任者、出納責任者の承認を得るものとする。
3 補助作業者の従事内容については別途定める様式またはそれに準ずる記録簿によって発注事務担当者以外の本会会員が確認し、会計責任者、出納責任者に報告するものとする。
（会議費）
- 第16条
- 本事業の実施に付随した会議を開催する場合、会計責任者および出納責任者の承認のもと、会議費を支出することができる。
2 会議費には会場借料や食事費を含み、食事費の額は学会謝金・飲食費規程に準ずるが、アルコール飲料への支出は認めない。
- 第17条
- この規程の改廃は、代議員総会の承認を必要とする。
附則
本規程は、2021年9月27日より施行する。
本規程は、2023年9月10日に改訂。